Điều khoản thương mại là các điều khoản và điều kiện mà doanh nghiệp dựa vào đó để cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng cũng như mua hàng hóa và dịch vụ từ nhà cung cấp.
Những điều khoản này hình thành thành cơ sở cho mối quan hệ giao dịch của mọi doanh nghiệp.
Nếu một doanh nghiệp là nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ ở Úc thì doanh nghiệp đó phải có các điều khoản thương mại bằng văn bản:
- được chuẩn bị một cách chuyên nghiệp;
- được thiết kế phù hợp với doanh nghiệp;
- phản ánh các điều khoản mà nó chuẩn bị để cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng; và
- cho phép khách hàng dễ dàng hiểu được nghĩa vụ của mình.
Các Vấn Đề Chính Cần Xem Xét
Trong hầu hết các giao dịch thương mại liên quan đến việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, đều có một số vấn đề tiêu chuẩn cần được quy định trong các điều khoản thương mại.
Các điều khoản phải nêu rõ cơ sở của mối quan hệ kinh doanh giữa nhà cung cấp và khách hàng và phải bao gồm những nội dung như sau:
Hàng hóa/Dịch vụ. Hàng hóa và/hoặc dịch vụ được cung cấp phải được xác định và mô tả.
Giá cả. Giá phải được xác định, có thể là số tiền hoặc tham chiếu đến các tài liệu khác như hóa đơn sẽ được cung cấp. Liệu thuế GST (hoặc các loại thuế khác) đã bao gồm hay chưa?
Điều khoản thanh toán. Giá có thể được thanh toán bằng tiền mặt khi giao hàng hoặc theo các điều khoản đã được thỏa thuận trước. Nếu được cung cấp tín dụng thì cần nói rõ lãi suất và các điều khoản áp dụng khác.
Giao hàng. Phương thức giao hàng (nếu có) – giao hàng ở đâu và khi nào? Giao hàng sẽ được thực hiện như thế nào và ai chịu trách nhiệm về chi phí giao hàng?
Rủi ro và Bảo hiểm. Khi nào rủi ro trong hàng hóa chuyển sang người mua? Nếu cần bảo hiểm, ai chịu trách nhiệm thanh toán?
Bảo hành. Có bảo hành nào được cung cấp cho việc sửa chữa các khiếm khuyết về vật liệu hoặc chất lượng công việc không? Nếu có, thời hạn bảo hành và các giới hạn về nghĩa vụ trong phạm vi bảo hành là như thế nào?
Bảo lưu quyền sở hữu. Điều này thường được gọi là điều khoản “Romalpa”. Quyền sở hữu hàng hóa có chuyển cho người mua khi hàng hóa được giao hay người bán vẫn giữ quyền sở hữu cho đến khi nhận được toàn bộ khoản thanh toán? Các nhà cung cấp cũng sẽ cần phải đăng ký quyền lợi của mình theo Đạo luật Bảo vệ Tài sản Cá nhân để đảm bảo rằng việc bảo lưu quyền sở hữu của họ vẫn có hiệu lực đối với và tiếp tục được ưu tiên hơn các quyền lợi khác đã được đặt ra.
Cung cấp tín dụng. Tín dụng chỉ nên được cung cấp khi có đủ thông tin và sự chấp thuận để có thể kiểm tra tín dụng và các điều khoản của tín dụng đã được đồng ý bằng văn bản.
Bảo lãnh cá nhân. Khi tín dụng thương mại được cung cấp cho một công ty tư nhân, giám đốc hoặc chủ sở hữu của công ty đó phải cung cấp bảo lãnh cá nhân cho số tiền doanh nghiệp nợ. Bảo lãnh phải được cung cấp trước khi cung cấp bất kỳ hàng hóa/dịch vụ nào.
Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, có nhiều điều khoản khác có thể/nên được đưa vào các điều khoản thương mại để giải quyết các vấn đề cụ thể mà doanh nghiệp gặp phải.
Khi có thể, các điều khoản thương mại cũng nên hạn chế trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp ở mức độ cho phép theo Đạo luật Cạnh tranh và Người tiêu dùng và Luật Người tiêu dùng Úc.
Một Vài Bẫy Phổ Biến
Các doanh nghiệp thường cung cấp hàng hóa và dịch vụ dựa trên các thỏa thuận không chính thức dễ gây hiểu lầm và diễn giải sai. Tranh chấp có thể tránh được nếu có các điều khoản thương mại rõ ràng, được viết ra ngay từ đầu.
Điều khoản thương mại đôi khi được in ở mặt sau của hóa đơn. Những điều khoản này khó thực thi vì hóa đơn được gửi sau khi giao dịch đã được thực hiện. Theo kinh nghiệm, tốt nhất là để khách hàng đồng ý với các điều khoản thương mại trước khi thực hiện bất kỳ giao dịch thương mại nào.
Nếu doanh nghiệp cung cấp báo giá hoặc dự toán, tốt nhất là gửi các điều khoản thương mại khi báo giá/dự toán được cung cấp và yêu cầu khách hàng ký vào các điều khoản và đồng ý ràng buộc với các điều khoản đó.
Mỗi doanh nghiệp đều khác nhau và sẽ rất nguy hiểm nếu chỉ sao chép các điều khoản và điều kiện do đối thủ cạnh tranh sử dụng (hoặc tìm thấy trên Internet) trừ khi các điều khoản đó đã được xem xét và điều chỉnh cho phù hợp với doanh nghiệp cụ thể.
Với những trường hợp phức tạp hơn không bao gồm trong các điều khoản thương mại của bạn, bạn sẽ cần sự hỗ trợ chuyên nghiệp trong việc soạn thảo hợp đồng phù hợp với giao dịch kinh doanh cụ thể.
Kết Luận
Các điều khoản thương mại rõ ràng và súc tích là cách hiệu quả để giảm thiểu tranh chấp và bảo vệ dòng tiền. Tốt hơn hết là bạn nên đặt ra các điều khoản mà doanh nghiệp của bạn áp dụng thay vì chấp nhận các điều khoản do người khác áp đặt.
Nếu các điều khoản thương mại của bạn được chuẩn bị chuyên nghiệp để phù hợp với mô hình kinh doanh và các điều khoản giao dịch, bạn sẽ thấy việc thu hồi hoặc ngăn ngừa nợ xấu thành công dễ dàng hơn nhiều.
Nếu bạn muốn thảo luận về các yêu cầu kinh doanh của mình hoặc bạn cần bất kỳ sự trợ giúp hoặc lời khuyên nào, vui lòng liên hệ với Vinson Lương và đội ngũ luật sư cộng sự. Hoặc, bạn cũng có thể gửi yêu cầu trên các các phương thực liên hệ và mạng xã hội của chúng tôi.
Quý vị có thể tham khảo thêm các thông tin pháp lý thuộc các lĩnh vực khác nhau tại khu vực Kiến thức pháp luật của trang web.
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Bài viết này nhằm cung cấp thông tin chung. Quý vị không nên xem đây là tư vấn pháp lý. Chúng tôi khuyến nghị quý vị tìm kiếm lời khuyên pháp lý chính thức cho trường hợp của riêng mình.
